Custodia oggetti

Nei locali aperti al pubblico degli Archivi sono a disposizione degli utenti n. 8 armadietti con chiave, nei quali è obbligatorio depositare cartelle, zaini, borse ed altri tipi di contenitori di piccolo e grosso formato, che pertanto sono proibiti all’interno della sala studio. 

Rispetto del silenzio

All’interno dei locali degli Archivi aperti al pubblico, gli utenti devono tenere un comportamento adeguato al contesto e ai servizi erogati: per favorire lo studio e la concentrazione, gli utenti sono tenuti al silenzio, limitando al massimo la conversazione che deve rimanere nei toni e nei modi educata e rispettosa degli utenti presenti, degli addetti di sala e del personale dell’Archivio. 

Consultazione materiali

Durante la consultazione, gli utenti devono avere sul tavolo una sola unità archivistica (filza, registro, busta o pergamena): la consultazione degli strumenti di corredo (inventari, guide, cataloghi) è invece possibile su più volumi contemporaneamente. I materiali dati in consultazione devono essere maneggiati con estrema cura: in sala studio è concesso l’uso di sole matite morbide cancellabili, da utilizzare su fogli propri e non sugli originali cartacei. In sala studio non è consentito:

Per la consultazione della documentazione antecedente al 1850, è obbligatorio l’utilizzo dei guanti monouso, messi a disposizione in sala studio. Al termine della consultazione, il materiale deve essere riconsegnato al personale di servizio nello stesso stato in cui è stato preso in consegna. Gli utenti possono conservare in deposito per la successiva consultazione non più di n. 3  unità archivistiche e per un massimo di 7 giorni (se non interviene una ulteriore proroga), al termine dei quali il personale addetto provvede a ricollocarli. Il materiale in consultazione da parte di un utente e lasciato in deposito non può essere dato in consultazione ad altro utente, finché il primo non lo restituisca e non venga ricollocato: in questo caso, i termini temporali di consultazione del materiale archivistico non possono essere prorogati. 

Uso di strumentazione personale

E’ consentito lavorare in sala di consultazione con proprio personal computer, allacciandosi gratuitamente alla rete elettrica e alla connessione WiFi disponibile. E’ consentita la riproduzione gratuita e illimitata con mezzo fotografico proprio, sprovvisto di flash e scatto sonoro, previa compilazione dell’apposito modulo a disposizione.

Danneggiamento dei documenti

Ogni comportamento dannoso nei riguardi del materiale consegnato sarà punito con l’immediato allontanamento dalla sala studio: a  seconda  della gravità del danno saranno applicate, a seguito di motivata relazione del Dirigente di Settore, la sospensione o l’esclusione dall’accesso all’Archivio notificata mediante lettera raccomandata a firma del Dirigente responsabile. Sono comunque fatte salve le azioni penali e civili che potranno essere attivate nel caso di danneggiamento di documenti e patrimoni archivistici. In caso di estromissione in via definitiva dell’utente o di apertura di procedura legale nei suoi confronti, si provvederà ad opportuna notifica alla Soprintendenza Archivistica per la Regione Emilia-Romagna.

Tutela

Ogni comportamento rilevato contrario a quanto definito prevede l’esclusione dall’accesso all’Istituto, formalmente comunicata dal Dirigente responsabile del settore tramite lettera raccomandata, nei tempi e con le procedure previste dall’art. 20 del Regolamento in vigore.